Eventpartner of evenementenbureau?

 In Blog

Waarom gebruik maken van een externe
eventpartner of evenementenbureau?

Als je een bedrijfsfeest of andere festiviteit wil organiseren dan sta je vaak voor de vraag waar te beginnen? Je denkt al snel dat iedereen wel een feest kan bouwen? Toch komt er vaak meer bij kijken als je zou denken. De goede naam van je bedrijf is natuurlijk van belang en ook – als je klanten wil uitnodigen-  de indruk die de klanten krijgen. Je wilt vanzelfsprekend een goede beurt maken en geen slechte indruk achter laten. Hulp zoeken om je bedrijfsfeest in elkaar te zetten is dan vaak de juiste beslissing. Hier komt een goede eventpartner of evenementenbureau in beeld.

Waarom een gespecialiseerd bureau?

In veel bedrijven werkt wel iemand die goed is in het organiseren van evenementen en bedrijfsfeesten. De vrijdagmiddagborrel, het congres, de jaarlijkse BBQ is altijd een succes. Misschien is er zelfs wel een feestcommissie die vaker een congres, personeelsevenement of bedrijfsfeest hebben geregeld. Super, want wie kent de wensen van de directie en collega’s beter dan de interne vrijwilligers? Deze kennis is van belang voor een goed feest, maar bij het opzetten van een bedrijfsevenement komt meestal toch meer kijken dan je zou bedenken. Dan is er een goede reden om hulp te vragen bij de organisatie van je evenement door specialisten. Je kunt dan het complete evenement of bedrijfsfeest uit handen geven of samen met een eventpartner je feest organiseren.

Misschien kun je het wel vergelijken met een gespecialiseerd reisbureau als je nét die aparte reis wil maken die een geweldige indruk op je achterlaat en je op plekken komt en dingen ziet die je nooit bij je hotelletje had gevonden als je op een gewone reissite had geboekt.

Ervaring;

Ervaring speelt ook een belangrijk punt. Een eventpartner of evenementenbureau heeft vaak veel expertise in eigen huis, of werken – indien nodig – samen met gerenommeerde partners. Door middel van veel ervaring weten ze de meest geschikte partners pér evenement te selecteren. Decorbouwers om mooie plaatjes te creëren. De -lokale- cateraar die kookt wat je gasten verwachten en graag lusten.  Techniekleveranciers met verstand van audio, video en lichtplaatjes, en nog veel meer evenement specialisten.

Impact;

Het is ook prettig als er over je evenement nog lang wordt nagepraat. Of het nu een knallend feest was waar de voetjes van de vloer gingen, een gezellige borrel of wat voor event dan ook. Impact creëren met goede ideeën. Mooie plaatjes. Om te verrassen, ontroeren en verwonderen, daar is een eventpartner een welkome gast.

Vertellen;

Soms is een feest of evenement ook een goede aangelegenheid om wat te vertellen of de visie en missie van je bedrijf te communiceren. Je event krijgt dan betekenis. Hier zou je dan je communicatiepartner in kunnen zetten om dit te realiseren binnen het concept en /of thema van je evenement.

Werkzaamheden evenementenbureau;

Vanzelfsprekend kost het geld om een extern evenementenbureau in te schakelen. Dus spreek van tevoren goed af wat je zelf gaat en wil doen en wat het bureau voor je uit handen neemt. Denk er ook over na dat je als bedrijf ook de kosten hebt van je medewerkers die vaak te lang op zitten op wat een bureau kant en klaar als kennis heeft liggen. Ook kan het je veel geld kosten als je door niet ervaren medewerkers zaken laat regelen die wellicht later nog extra kosten. Maak dus een goede verdeling van werkzaamheden.

Budget;

Maak een inschatting van het budget dat je uit wil geven en breng de wensen in kaart die je hebt voor je evenement. Doe dit in een vroeg stadium met je eventpartner. Dan kunnen offertes worden opgevraagd en zal wellicht het budget óf de wensen bijgesteld moeten worden. Een ervaren eventpartner weet al snel of iets realiseerbaar is of niet.

 Wie?

Zoek een evenementenbureau of eventpartner die bij je past. Waar je een goede klik mee hebt. Nodig gerust een paar verschillende partijen uit. Immers dit bureau gaat voor jouw bedrijf iets organiseren, dus samenwerking is van belang. Vraag wat ze in het verleden al gedaan hebben en of het soort van event wat jij wil bij ze past.

Locatie:

De keuze van de locatie voor je bedrijfsfeest is ook belangrijk. Wordt het een vaste feestlocatie in de buurt? Misschien een aparte locatie? Industriële locaties zijn helemaal hip, misschien een prachtige varende locatie? Of denk je aan de WKR ( Werkkostenregeling ) en wordt het een bijeenkomst op het eigen bedrijf? Keuzes te over, maar belangrijk om hier over al van begin af aan rekening mee te houden.

Entertainment:

Op ieder bedrijfsfeest of evenement wordt nagedacht over een entertainment invulling. Wordt het een spraakmakende bekende artiest? Een verrassende opening met impact? Een DJ of band? De mogelijkheden zijn talrijk en er zal een afweging gemaakt moeten worden wat wenselijk is en wat binnen de beschikbare budgetten valt. Een goed entertainmentbureau kan je hierbij helpen en kent ook de wetgeveing mbt onder andere BUMA afdrachten, uitkoopbedragen en belastingheffingen.

Leave a Comment

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Start typing and press Enter to search